Reuniões Você Acha Que Sabe Tudo?

Mais do que metodologias, é sobre humanidade. Descubra por que a maioria das reuniões falha miseravelmente – e como você pode, de uma vez por todas, virar o jogo.

O Desperdício Silencioso do Nosso Tempo

Quantas vezes você já se pegou, ao final de mais uma reunião, com a incômoda sensação de que seu tempo poderia ter sido muito melhor aproveitado? Se você é um líder, imerso nos ciclos de Scrum, nas eficiências do Kanban ou nos resultados dos OKRs, essa pergunta ecoa em cada canto da sua rotina. Reuniões que se arrastam, sem propósito claro, com discussões que giram em círculos e decisões que nunca chegam a ser tomadas são o dreno invisível que mina a produtividade e, mais grave, o engajamento do seu time.

Eu sou Andre Molero, e minha trajetória como Head de Agilidade, autor e palestrante me revelou uma verdade fundamental, que transcende qualquer framework ou ferramenta: a verdadeira eficiência operacional não reside apenas em processos otimizados, mas profundamente enraizada na motivação, felicidade e engajamento das pessoas. Essa é a base da minha filosofia, a convicção que me impulsiona e que questiona o modo como a agilidade é, muitas vezes, aplicada no ambiente corporativo.

Muitos de vocês, profissionais da liderança ágil, dominam as nuances do Scrum, a fluidez do Kanban, os insights do Design Thinking e a precisão dos OKRs. Vocês aplicam daily scrums, conduzem reviews e retrospectivas com o rigor técnico. Mas, se a frustração ainda persiste, se as telas continuam escuras e o silêncio preenche as lacunas dos seus encontros virtuais, há uma camada mais profunda a ser explorada. O desafio, então, não está na metodologia em si, mas na perspectiva de que uma reunião é apenas um compromisso no calendário, e não uma experiência humana de troca e construção.

A Realidade Ignorada: Seus Conhecimentos São Vasto, Seus Encontros Nem Tanto.

Vamos encarar de frente: você e sua equipe investiram tempo e recursos significativos em capacitação, certificações e ferramentas de gestão ágil. O vocabulário de Sprints, Backlogs e Velocity é parte do seu dia a dia. Por que, então, as discussões se tornam repetitivas? Por que as tomadas de decisão são proteladas indefinidamente? Por que, após uma sprint review, ainda paira uma névoa de incerteza sobre quem faz o quê e quando?

A questão aqui não é a ausência de domínio técnico em agilidade. É a abordagem superficial com que, por vezes, se trata a interação humana nesses encontros cruciais. É a crença de que, ao simplesmente seguir os passos de um framework, a mágica da colaboração e da produtividade acontecerá por si só. E isso, eu afirmo, é uma perspectiva que merece ser revisada.

Pense comigo: você tem o melhor plano de projeto, os recursos mais avançados. Mas se a comunicação entre as pessoas não flui, se o propósito não é claro, ou se o ambiente não encoraja a participação plena, o resultado será sempre aquém do esperado. Sua expertise em metodologias é um pilar forte, mas a forma como você cultiva o ambiente de reunião é o que determinará o sucesso real.

Os Bloqueios do Engajamento: O que Poucos Reconhecem

Muitas reuniões, mesmo as que seguem rituais ágeis, são minadas por fatores que, embora sutis, têm efeitos devastadores:

A Ausência Ativa do Facilitador: Seu papel, como líder, é fundamental. Quando você permite que a discussão se desvie, que poucas vozes dominem o debate ou que o silêncio se instale sem ser endereçado, você está, inadvertidamente, validando o desperdício e a falta de participação. É como ter um maestro que não rege sua orquestra: a melodia se perde.
O Receio de se Expressar Livremente: Em muitos contextos, existe um medo velado de questionar, de admitir falhas ou de apresentar uma visão divergente em público. Isso gera uma aparente harmonia, mas esconde problemas e tensões reais. Quando os desafios não são abertos e debatidos, a segurança psicológica é comprometida, e o crescimento genuíno é impedido. Um espaço onde não há abertura para a vulnerabilidade ou a experimentação se torna um terreno infértil.
A Obsessão por Culpar, em Vez de Compreender: É comum presenciar debates que rapidamente se transformam em acusações pessoais, distanciando-se do foco na ideia ou no processo. Essa cultura de busca por responsáveis, em vez de aprendizado com o erro, sufoca a inovação. As pessoas tendem a se retrair para evitar a exposição, comprometendo a transparência e a colaboração.
A Navegação Sem Rumo e a Imprecisão: Iniciar um encontro sem um objetivo claro e sem que todos os participantes estejam alinhados a ele é como embarcar em uma jornada sem mapa. Você pode até se movimentar, mas o destino será incerto. A falta de clareza sobre os próximos passos e as responsabilidades após a reunião é o arremate de uma produtividade que não se concretiza.

Sua Abordagem Exclusiva: Elevando a Interação Humana para Resultados Notáveis

Entenda: a solução não reside em mais uma ferramenta complexa. Reside em uma abordagem que desbloqueie o potencial humano da sua equipe. Meu trabalho é capacitar você a transformar encontros em experiências significativas, engajadoras e, acima de tudo, produtivas.

Não se trata de criar narrativas vazias. Trata-se de aplicar a conexão humana, a empatia e a simplicidade para desarmar o ambiente, construir confiança e pavimentar o caminho para a colaboração autêntica.

Estes são os pilares que eu utilizo e que farão de você um catalisador para dinâmicas de equipe realmente transformadoras:

O Estímulo à Curiosidade: Comece com um ponto de ignição. Em vez de simplesmente declarar o propósito de uma reunião, use uma pergunta intrigante, uma analogia que desafie o comum ou uma breve história que cative a atenção. Pense em como uma reflexão sobre “o que realmente acontece quando o tempo se esvai sem propósito nas nossas agendas” pode imediatamente gerar uma escalada de atenção. Isso força o pensamento e convida à participação.
A Força da Narrativa Genuína: Pessoas se conectam com autenticidade, não com dados brutos. Compartilhe experiências que ressoem – suas próprias ou de outros. Conte como um desafio foi superado ou como uma visão diferente transformou um cenário adverso. Não precisa ser um épico; uma breve “crônica” com detalhes que ecoam o dia a dia do seu público será mais poderosa. Lembre-se, as narrativas que ativam regiões do cérebro associadas a memórias e emoções são até 22 vezes mais memoráveis do que apenas fatos e dados.
Dissipando Dúvidas com Coerência e Humanidade: Se sua equipe manifesta dúvidas como “não temos tempo para isso” ou “isso não funcionará para nós”, aborde-as com inteligência e empatia. Questione: “Há quanto tempo você convive com esse desafio?” ou “Qual o custo de manter esse problema sem solução?”. Utilize a lógica e o bom senso, apresente exemplos concretos e convide-os a ponderar sobre o real preço da inação.
Unindo Forças Contra o Obstáculo Comum: Sua causa não é contra uma metodologia ou ferramenta, mas contra a ineficiência enraizada na cultura de reuniões. É contra a mentalidade que aceita encontros improdutivos, a falta de responsabilidade e a paralisia decisória. Convide seu público a se unir contra essa barreira invisível. “Não se trata de ter mais encontros, mas de ter encontros que realmente geram impacto.”
A Comunicação Leve e a Progressão da Atenção: Uma comunicação que parece leve e despretensiosa, mas que é profundamente estratégica, é incrivelmente eficaz. Ela não faz promessas exageradas, evita jargões vazios e se assemelha a uma conversa franca. A técnica da “escalada de atenção” é fundamental aqui: construir uma frase que, ao quebrar o padrão, faça a pessoa querer saber o próximo passo, mantendo-a engajada. Aplique isso ao seu contexto: comece com uma situação que seu público reconhece, uma dor, um desafio, e o conduza através da sua visão.
A Profundidade da Vivência: Descreva a sensação de estar em uma reunião que não leva a lugar nenhum, a frustração de ver o tempo precioso escorrer sem resultados concretos. “Você já sentiu aquela pontada de ansiedade ao ver mais um convite de reunião em sua agenda, pressentindo que seria mais uma hora perdida?” Conecte-se com a experiência real, com o “sentir na pele”. Isso gera uma ressonância poderosa e um desejo de mudança.
Respeitando a Capacidade do Seu Público: Seus líderes e profissionais de tecnologia são perspicazes. Evite promessas vazias ou o uso transparente de gatilhos mentais. Seja autêntico. Se sua proposta é transformar a produtividade dos encontros, comunique isso de forma clara e direta. A transparência é a base da credibilidade e da confiança mútua. Quanto mais despretensiosa uma comunicação parece ser, mais forte e confiável ela se torna.
Redefinindo o Propósito: Em vez de focar em “melhores práticas para reuniões”, pense em: “Transformar cada encontro em um catalisador de inovação e engajamento.” O resultado almejado não é apenas a reunião em si, mas o impacto que ela gera: equipes mais coesas, decisões ágeis e assertivas, projetos que progridem, e, fundamentalmente, pessoas mais satisfeitas e comprometidas.

O Futuro dos Encontros: Criando uma Nova Dinâmica

Imagine um futuro onde cada reunião é um espaço vibrante de colaboração genuína. Onde ideias fluem sem barreiras, onde a abertura é uma força propulsora, e onde cada minuto é um investimento, não um fardo. Isso não é uma aspiração distante. É o que se concretiza quando você domina a arte de facilitar encontros que valorizam a inteligência e a essência humana da sua equipe.

Minha proposta não é oferecer “soluções mágicas” para desafios complexos. É sobre entender profundamente o que seu público realmente busca e fornecer os meios para que ele atinja esses objetivos. É sobre capacitá-lo a se tornar o arquiteto da colaboração no seu próprio ambiente de trabalho.

Se você está exausto de reuniões que sufocam a produtividade, que limitam a criatividade e que esgotam a energia da sua equipe, é o momento de questionar o convencional. É hora de abraçar uma nova perspectiva: a eficiência verdadeira floresce na forma como as pessoas se conectam, comunicam e constroem juntas.

Você é capaz. Você possui o potencial para transformar ambientes corporativos em núcleos de criatividade e inovação. E eu estou aqui para desvendar o caminho.

Existe um curso de facilitação que ajuda mudar todos esses conceitos.

Que você vai poder fazer entender melhor as pessoas e poder aplicar CNV de um jeito melhor. Poder enteder os conflitos e tirar o melhor benefícios quando forem benéficos ou acabar com eles.