O Planning no Scrum é uma cerimônia essencial para garantir que o time tenha um entendimento claro do trabalho a ser realizado durante a sprint. Uma sessão de planejamento eficiente é mais do que apenas alinhar tarefas: é um momento para conectar a equipe ao valor a ser entregue, alinhar expectativas e mitigar riscos. Através de uma dinâmica bem conduzida, podemos tornar essa sessão mais envolvente, colaborativa e produtiva. Neste artigo, vamos explorar como realizar uma dinâmica completa para o Planning no Scrum, garantindo que a equipe esteja totalmente preparada para iniciar a sprint.
1. Aquecimento com Contexto no inicio da Planning
Antes de iniciar o planejamento propriamente dito, é importante garantir que todos os membros do time estão no mesmo contexto. Isso inclui relembrar o objetivo do produto, as metas de longo prazo, e o impacto que cada sprint tem para alcançar esses objetivos.
Começar com um aquecimento de contexto é uma excelente maneira de alinhar a equipe e dar uma visão clara do que se espera da próxima sprint. Você pode trazer informações sobre o progresso geral do projeto, como o time se saiu na última sprint e o que foi aprendido com as retrospectivas.
Uma boa prática aqui é fazer uso de uma técnica de recapitulação visual. Use post-its (ou uma ferramenta digital) para representar as principais conquistas da última sprint e o que precisa ser melhorado. Estimule o time a compartilhar insights e questões que possam ajudar no planejamento. Isso torna o time mais coeso e sintonizado.
2. Definição do Objetivo da Sprint
Uma etapa essencial é a definição do objetivo da sprint. Diferente de apenas escolher itens de backlog, o objetivo da sprint representa o valor que se espera entregar ao final do ciclo. Ele é fundamental para criar um foco para o time e alinhar todos em uma direção clara.
O objetivo deve ser criado de forma colaborativa, garantindo que todos no time entendam e concordem com ele. Uma dinâmica interessante é o “Brainstorming do Objetivo”, onde cada membro sugere um objetivo para a sprint baseado nos itens que serão escolhidos. Em seguida, todos votam na ideia que parece fazer mais sentido. O resultado é um objetivo coeso e representativo da contribuição de todos.
Lembre-se de que o objetivo da sprint não precisa cobrir todos os itens do backlog escolhidos, mas deve dar uma visão de qual é o impacto maior que se quer causar. Isso torna o planejamento mais significativo, pois o time tem clareza sobre o “porquê” do trabalho que será feito.
3. Priorizando o Backlog
Com o objetivo definido, é hora de priorizar o backlog. Essa é uma etapa importante porque garante que o trabalho certo será feito no momento certo. A priorização não deve ser apenas uma tarefa do Product Owner, mas sim um esforço colaborativo, onde o time entende as necessidades do negócio e contribui com sua experiência técnica.
Uma técnica bastante eficiente para priorizar o backlog é a Matriz de Esforço vs. Impacto. Nessa dinâmica, os itens do backlog são classificados em um gráfico que considera o impacto que cada item terá no produto e o esforço necessário para completá-lo. O ideal é priorizar os itens de alto impacto e baixo esforço, pois são aqueles que trarão maior valor em um curto período de tempo.
Outra ferramenta que pode ser usada é o Dot Voting. Aqui, cada membro do time recebe uma quantidade limitada de pontos e os distribui entre os itens do backlog que considera mais importantes. Essa abordagem é bastante visual e ajuda a identificar rapidamente as prioridades do time, além de garantir que todos tenham voz na decisão.
4. Divisão do Trabalho em Tarefas
Com os itens priorizados, é hora de quebrar esses itens em tarefas menores e mais gerenciáveis. Dividir os itens do backlog em tarefas ajuda o time a entender o que precisa ser feito, identificar possíveis dependências e garantir que tudo está dentro da capacidade da equipe.
Uma dinâmica eficaz é o “Dot Voting para Quebra de Histórias”. Cada membro do time, com base em suas habilidades e experiências, pode votar nas tarefas que acham mais desafiadoras ou que demandam mais tempo. Essa votação não apenas incentiva a discussão sobre as tarefas, mas também ajuda a identificar riscos antecipadamente.
Uma vez quebradas as tarefas, faça uma sessão de revisão colaborativa, onde todos discutem as dependências e ajustes para garantir que não existam gargalos. Um ponto importante é envolver todos os membros para que a visão sobre as tarefas seja compartilhada e o compromisso com a entrega seja firmado.
5. Estimativa das Tarefas
A estimativa é uma parte crucial do Planning. Ela é necessária para garantir que o time não assuma mais trabalho do que é capaz de realizar, evitando sobrecarga e promovendo previsibilidade.
O Planning Poker é uma das dinâmicas mais populares para estimar as tarefas. Ele funciona da seguinte maneira: cada integrante do time possui cartas com valores que representam estimativas de complexidade. Para cada tarefa, todos os membros do time, ao mesmo tempo, revelam suas estimativas. Se houver divergências, é feita uma discussão para alinhar o entendimento e chegar a um consenso.
Outra técnica interessante é a Escala de T-Shirt (PP – Pequeno, Médio, Grande, GG). Essa abordagem é útil quando as estimativas ainda são incertas ou quando não há necessidade de alta precisão. Cada tarefa é classificada em tamanhos semelhantes aos tamanhos de camisas, facilitando a comparação entre elas e simplificando o processo.
6. Identificação de Impedimentos e Riscos durante a planning
O planejamento da sprint é o momento ideal para identificar potenciais impedimentos e riscos que possam impactar a entrega. Ao antecipar essas dificuldades, o time pode planejar soluções ou mitigações para que o impacto no andamento do trabalho seja o menor possível.
Uma dinâmica eficiente para isso é o “What Could Go Wrong?”. Nessa atividade, cada membro sugere possíveis desafios ou impedimentos que possam surgir durante a sprint. Em seguida, todos discutem formas de mitigar esses riscos antes mesmo de a sprint começar. Essa abordagem preventiva ajuda a criar um ambiente de maior segurança psicológica, onde os membros do time se sentem mais confortáveis em compartilhar preocupações.
Outra ferramenta que pode ser utilizada é o Diagrama de Causa e Efeito (Espinha de Peixe). Identifique os riscos mais críticos e crie causas que possam originá-los, em seguida desenhe soluções baseadas na discussão em grupo. Esta técnica ajuda na organização visual dos problemas e envolve todos do time no processo de solução.
7. Revisão e Comprometimento da Sprint
Finalmente, é essencial revisar todas as histórias e tarefas escolhidas para garantir que o time esteja confortável e comprometido com o trabalho planejado para a sprint. Um bom método é fazer uma rodada final de perguntas, onde cada membro é convidado a levantar qualquer dúvida ou questionamento sobre o planejamento.
Um conceito muito utilizado é o Fist of Five (Punho de Cinco). Todos os membros levantam suas mãos mostrando de um a cinco dedos, onde cinco significa total confiança no planejamento e um significa dúvidas significativas. Se alguém mostrar menos de três dedos, é feita uma pausa para entender quais são as preocupações e alinhar expectativas. Dessa forma, você garante o comprometimento de todos antes de dar início à sprint.
8. Crie um Espaço de Feedback Constante na Planning
Além do planejamento, é essencial fomentar uma cultura de feedback constante. Ao final de cada Planning, reserve alguns minutos para que todos possam compartilhar o que funcionou bem e o que poderia ser melhor na próxima sessão. Esse ciclo de melhoria contínua é um pilar do Scrum e ajuda a tornar o planejamento cada vez mais eficaz.
Você pode utilizar um Feedback Rápido com Post-its. Cada membro escreve em um post-it algo que funcionou bem e algo que poderia ser melhorado. Depois, todos colam seus post-its em um quadro visível para discussão. Esse processo de retroalimentação permite que a dinâmica de Planning seja ajustada continuamente, garantindo sua evolução.
Conclusão
Conduzir uma dinâmica eficaz para o Planning no Scrum vai muito além de simplesmente selecionar itens de backlog e estimar tarefas. É um momento de conexão do time, de criação de um senso coletivo de propriedade e de alinhação com o valor a ser entregue ao cliente. Ao usar dinâmicas como recapitulação visual, Matriz de Esforço vs. Impacto, Planning Poker e Fist of Five, você promove engajamento e cria um ambiente seguro para que todos possam contribuir de maneira significativa.
As dinâmicas que compartilhamos aqui têm como objetivo tornar a sessão de planejamento mais interativa, visual e inclusiva, garantindo que cada membro do time esteja comprometido e preparado para a próxima sprint. Planejar de forma eficaz significa preparar o caminho para o sucesso e garantir que o time tenha clareza e confiança no que será entregue. Portanto, dedique tempo a essas dinâmicas e veja como elas podem transformar sua sessão de Planning em um momento de engajamento e alinhamento.
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